【ヒヤリハット報告書の書き方】5w1hを意識しよう!

リスクマネージメント
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こんにちは、nariです!

6月になり、本当に梅雨なのかと思うほど暑い日が続きますね。
地球温暖化現象は留まるところを知らず。
いつかセカンドインパクトが起こって地球の地軸が傾いて、一年中夏!

みたいな時がくるのかもしれません(;´∀`)

さって、2021年度も始まって3か月過ぎました。
新人の皆様も一通り仕事に慣れて、介護職としてバリバリ現場で走り回っているころと思います。

仕事に慣れたころ。

このころなんですよね、ヒヤリハットや事故報告が増えてくるのは…
研修制度がある事業所だと、初めの研修であったかと思いますが。

今回は「ヒヤリハット報告書」の書き方について説明させていただきます。

↓これまでの「リスクマネージメント」の記事はこちら↓

【食事介助でよく聞く「一口大」は適切ではない!】その言葉に惑わされるな!

【お湯の温度は40~45℃】シャワーの温度は前腕の裏で確認しよう!

【リスクって何だろう?】危険予知トレーニング=KYTをやってみよう

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ヒヤリハット報告書は5w1hを意識せよ!

今回のお話は「報告書」の書き方です。

現場で仕事をしていると、何かとトラブルに見舞われます。

転倒、ケガ、誤薬、はたまた痛みの訴えがあるから通院したら骨折とか(゚Д゚;)!?

何が起こるか分からない、ハラハラドキドキが日常茶飯事なのが、ご存じ介護現場です。

ぶっちゃけ毎日がロシアンルーレット的な…それは言い過ぎですが…

とにもかくにも、トラブルは常につきもの!
今日は違えど明日は我が身なのが介護現場でございます。

…やっぱロシアンルーレット??

そして一度事故が起こると、なぜか芋づる方式で増えていくのも介護現場!

ですので、必然とヒヤリハット・事故報告書を書く機会が増える訳です。
なので、しっかりと書き方を学んでおきましょう。

応用ききますから、覚えておいて損はないですよ!(*^^)v

で、その書き方ですが。

  • 事例はとにかくシンプルに起こったことを書く
  • 5w1hを意識して書く
  • 文章の基本「てにをは」をしっかり入れる

以上でございます。

詳しく解説します。

事例はとにかくシンプルに起こったことを書く

これ、重要です。
とにかく重要!
できれば一番しっかり意識して書いてほしいところです。

これは僕の経験なんですが。

僕は今の職場で3年間、リスクマネージャーをしていました。
年間90件近いヒヤリハット報告書と事故報告書(全体の10件前後)ととにかくにらめっこ!
分析に明け暮れる日々を送っていました(当然、通常業務の合間です)

分析していて思ったんですが。

事例がよく理解できないことがたくさんありました。

職場の報告書の様式は上から

  1. 発生事例
  2. 考えられる原因
  3. その場の対応
  4. 今後の対応方法

となっているのですが、①がとにかく分からない!
何が分からないって、いろいろ書かれすぎていて何が起こったのかが理解できないのです。
例えば…

例)起床後、〇様がトイレに行って転倒した。夜勤職員のAはその場にいなかった。音がしたので駆けつけると〇様がトイレの前でうずくまっていたので転倒したと思われる。外傷確認したが異常見られなかっため居室へ誘導した。誘導後、再度布団に横になった。朝食の声掛けのため居室を訪れると左眉上から出血があったので圧迫止血を行った。以上。

みたいなやつ…

これ、何が起こったか分かりますか?

初見では何が起こったのか理解できないですよね?
ここで見えてくる疑問点として、

  • 当日の夜勤者の所在
  • 居室へ誘導後、巡回はしなかったのか?
  • 起床後?時間は?

ざっとこれくらい?
これを整理してみたいと思います。

分解してみましょう。

  • 〇様がトイレの前で転倒していた(この時点で怪我なし)
  • どうしてトイレ行ってたと思った?
  • 夜勤者どこ行ってた?
  • ところでこれは何時の出来事?

で、分解した事例を清書してみましょう。

例)〇〇時、夜勤巡回中に物音がしたため、確認に向かう。〇様がトイレ前でうずくまっていた。トイレに行くために起床し向かったが、転倒があったと思われる。外傷確認するがこの時点でなし。居室へ誘導するとそのまま布団に横になった。起床時間まで巡回実施するが特変見られず。朝食の声掛けで居室を訪れた際に右眉上からの出血を確認。圧迫止血を行い、看護師へ報告した。

みたいな文章に出来上がりました。
こうなると多少は分かりやすくなると思います。

このように、余計な情報てんこもりの書き方をしていると、事例の原因が見えてこないことがとても多いです。
僕も最初の1年間はひたすら事例を分解して整理をしてました。
だって、分からないんだもん…

おかげで分析力アップしましたけどね(;´∀`)

5w1hを意識して書く

これも大事です!
とにかく、文章の基本はこの「5w1h」を意識して書くことです。

5w1hというのはですね…

  • when(いつ)
  • where(どこで)
  • who(だれが)
  • what(なにを)
  • why(なぜ)
  • how(どのように)

というもの。
この方式にあてはめて書くと、シンプルかつ、明瞭かつ、分かりやすい文章を書くことができます。

さっきの例を取り上げると…

  • when(いつ)…〇〇時
  • where(どこで)…トイレ前で
  • who(だれが)…〇さんが
  • what(なにを)…倒れていた
  • why(なぜ)…おそらくトイレに行こうとした
  • how(どのように)…起床して

みたいな感じで当てはめることができます(文法や法則はこの限りではないですが)
パッと見、何が起こったかは想像できると思います。

そうです、この「初見で想像できる」というのが大事なんです。

文章というのは難しくしようと思えばいくらでも難しくできるし、逆もしかりなんです。
正しい書き方ができれば、初見で相手にきちんと伝わるんですよね。

ですので、ただヒヤリハット報告書の書き方を教えるのではなく。

こういった文法を用いた、「分かりやすい文章」の書き方を練習してもらった方が断然いいのです。
これやっとけば、例えば年間計画書や報告書にも応用できます。

一つの書き方をマスターすれば多用途に至るまで応用が利くのはとても便利なのことです。

ヒヤリハット報告書は特に文章の練習にうってつけ!
ものおじせずどんどん書いて、スキルを習得して欲しいです!(その前にヒヤリハット件数を減らすスキルを習得することも忘れずに…)

文章の基本「てにをは」をきちんと入れる

最期は「てにをは」です。

「手を振ってにこやかにおはよう」ではないですよ!!

「てにをは」とは、言葉と言葉をつなげる助詞の総称です。
これが一つ変わるだけで文章のニュアンスもガラリと変わってしまう!

例えば…

  • お茶を飲みたい
  • お茶が飲みたい

では、同じ内容の文章なのに強調される部分が変わるのでニュアンスが大きく異なっています。
このように、言葉と言葉を繋ぐ助詞というのは、文章をどんな意味にするのか、どう伝えるのかで大きな役割を担っているのです。

この「てにをは」を使って「5w1h」に当てはめた文章を繋いでみましょう

「〇〇時に、トイレの前で、〇さんが、倒れていた、トイレに行こうとして、起きたのだろう」

「5w1h」に当てはめた時点で大方の内容は伝わっていましたが、こうして繋ぐとより文章らしくなりますね。

今度はこれをさらに清書します。

「〇〇時にトイレの前で〇さんが倒れていた。トイレに行こうとして起きたのだろう」

繋いだだけになっちゃった…

ただ、これで「何が起こったのか」は分かったと思います。
これだけでは報告書としてはいまいちなので、後は情報を追加して肉付けすればいいだけですね。
情報を追加した状態が

例)〇〇時、夜勤巡回中に物音がしたため、確認に向かう。〇様がトイレ前でうずくまっていた。トイレに行くために起床し向かったが、転倒があったと思われる。外傷確認するがこの時点でなし。居室へ誘導するとそのまま布団に横になった。起床時間まで巡回実施するが特変見られず。朝食の声掛けで居室を訪れた際に右眉上からの出血を確認。圧迫止血を行い、看護師へ報告した。

の状態になるわけです。
ここまで整理されれば、後は対応方法を検討するだけです。

この事例から考えられる対応としては…

  • トイレに起きる時間帯の把握
  • 時間が他者対応と重複するならコールを居室に追加する
  • 夜間のトイレ移動時の付き添い

でしょうか。
他にもあるかと思いますが、対応は事故対策委員会等で何が原因で起こったのか、しっかりと分析して検討し出されるのがベストです。

現場スタッフからは検討材料として候補の提案程度がいいでしょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。
ヒヤリハット報告書の基本は

  • 事例はとにかくシンプルに起こったことを書く
  • 5w1hを意識して書く
  • 文章の基本「てにをは」をしっかり入れる

ということがお分かりいただけたでしょうか?
日本語のやっかいなところは、いちいち文法を意識しなければならないことと、ニュアンスで伝わるところです。
英語ならば、書くべき文法が決まっているのでストレートに伝わります。
ですので、英語の基本「5w1h」で整理をして、「てにをは」で形にするわけです。

この書き方は本当になんにでも応用が利きます。
新人の方だけでなく、ベテランの方もそれ以外の方も、老若男女問わずマスターして欲しいスキルです!

自分の頭の中にある考え方をしっかり示すためにも有効ですね(*^^)v

それでは、今回はこれにて!

最期までお読みくださり、ありがとうございました!!

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